Asiakkaan osallisuutta voidaan vahvistaa kirjaamisen keinoin

Osallisuuden vahvistaminen on sosiaalihuollon ammattilaisten lakisääteinen tehtävä. Osallistavan kirjaamisen merkitys on tulevaisuudessa entistä keskeisempi ja korostuu entisestään sosiaalihuollon Kantaan siirtymisen myötä. 

Osallistava kirjaaminen on yksi keino vahvistaa asiakkaan osallisuutta ja kuulluksi tulemisen kokemusta. Siksi on erittäin merkityksellistä pohtia, kuinka asiakkaan osallisuuden kokemusta voi vahvistaa myös kirjaamisen keinoin.

Sosiaalihuollossa asiakastyössä syntyvää tietoa kerääntyy monenlaisiin asiakasasiakirjoihin ja erilaisiin teksteihin. Kirjoitetuilla teksteillä on iso merkitys niin työn suunnittelun, päätöksenteon kuin lasten ja perheiden elämän näkökulmasta (Kirjaamisfoorumin avoin materiaalipankki, Kansa Koulu III –hanke).  SOS-Lapsikylässä panostamme siihen, että kirjaaminen tapahtuu asiakkaan kanssa yhdessä ja reaaliaikaisesti: asiakas on aidosti mukana kirjaamisessa ja saa tuoda omat mielipiteensä ja ajatuksensa ilmi ja vaikuttaa teksteihin. Osallistava kirjaaminen on yksi keino vahvistaa asiakkaan osallisuuden kokemusta myös työn vaikuttavuuden näkökulmasta. 

SOS-Lapsikylän lastensuojelun kokemusasiantuntijaryhmä, SOS-Kehittäjänuoret, kokevat osallistavan kirjaamisen erittäin tärkeäksi. 

“ymmärrys olisi lisääntynyt varmasti aika paljon puolin ja toisin, jos olisin itse saanut olla mukana enemmän kirjaamisessa”
– Kehittäjänuori

”jos mua olisi osallistettu kirjaamiseen niin mulla ei olisi ollut niin vastakkainaseteltu olo. Jos olisin ollut mukana rakentamassa sitä, miten musta kirjataan ja miten mä olen kokenut asiat, niin voi olla, että ehkä koko aika olis ollut silloin vähän helpompaa”
– Kehittäjänuori

”Asiakas kokee kuulluksi tulemisen, kun hän saa rauhassa kertoa mielipiteensä ja työntekijä kuulee hänet, vaikka mielipiteet/näkemykset asiasta olisivatkin erilaiset.”
– Kehittäjänuori

Osallistava kirjaaminen SOS-Lapsikylän palveluissa

SOS-Lapsikylän yhteisenä tavoitteena on vahvistaa asiakkaan osallisuutta. Asiakkaan asioita hoidetaan yhteistyössä asiakkaan kanssa, mikä vahvistaa asiakkaan kokemusta osallisuudesta ja mahdollisuutta vaikuttaa omassa palvelussaan. Uskomme, että osallisuuden kokemus motivoi asiakasta sitoutumaan palveluun sekä lisää palvelun vaikuttavuutta.

SOS-Lapsikylässä on viime vuosien aikana panostettu kirjaamiseen ja kirjaamiskäytäntöjen kehittämiseen ja yhtenäistämiseen monella tavalla.  Kaikki palveluissamme asiakastyötä tekevät työntekijät on koulutettu osallistavaan kirjaamiseen vuoden 2024 loppuun mennessä. Rakenteista kirjaamista ja sosiaalihuollon Kantaan siirtymistä on tuettu Kansa Koulu –hankkeen kirjaamisasiantuntivalmennuksilla. Osallistavan kirjaamisen osaamista on vahvistettu myös SOS-Lapsikylän perhehoitajien keskuudessa SOS-Kehittäjänuorten kanssa järjestetyssä osallistavan kirjaamisen koulutuksessa.

Palveluissamme toteutettiin alkuvuodesta 2024 kysely, jolla kartoitettiin tiimien kokemuksia osallistavasta kirjaamisesta. Kyselyn perusteella työntekijämme ovat tunnistaneet osallistavan kirjaamisen hyödyiksi muun muassa avoimen vuorovaikutuksen tukemisen, yhteisen ymmärryksen lisääntymisen ja luottamuksen rakentamisen asiakkaan ja työntekijän välillä. Sen on myös koettu rikastuttavan työskentelyä ja tuovan lisää moninäkökulmaisuutta.

Erityisesti lasten ja nuorten hyvinvointiin sekä lapsiperheiden toimeentuloon kohdistuvat leikkaukset huolestuttavat SOS-Lapsikylän asiantuntijoita.

Työntekijän näkökulmasta merkitykselliseksi on koettu se, että osallistavaa kirjaamista käytettäessä fokus pysyy entistä paremmin asiakkaan näkökulmassa. Lisäksi kirjaaminen on koettu kokonaisuudessaan laadukkaampana ja tehokkaampana, kun siihen ei kulu enää erillistä työaikaa. Lasten näkökulmasta on ajateltu, että heille jää tapaamisista parempi muistijälki, kun kirjattavat asiat on käyty lopuksi yhdessä läpi.

“Hyvät keskustelut lapsen kanssa, pääsee käsittelemään päivän kuulumiset, raporttiin tulee myös esille lapsen näkökulma päivän kulusta, lapselle tuodaan paremmin esille myös aikuisen näkökulma päivän kulusta, lisää luottamusta.”  
-Kyselyyn vastaaja  

Työntekijöidemme kokemusten perusteella nuoret lähtevät innokkaasti kokeilemaan osallistavaa kirjaamista, kun asia on heille esitelty perusteluineen.  

”Rohkeutta aloittaa ja kokeilla avoimesti osallistavaa kirjaamista, joskus voi antaa esim. nuoren itsekin kirjoittaa osan tekstistä.”
-Kyselyyn vastaaja

Luottamus lisääntyy

Sen lisäksi, että osallistava kirjaaminen vahvistaa arvostavaa vuorovaikutusta, asiakkaalle syntyy kokemus siitä, että hän tulee kuuluksi ja kohdatuksi omana itsenään. Tämä on asiakastyömme yksi peruskulmakivistä. Osallistavan kirjaamisen avulla lapsi ja nuori voivat helpommin ymmärtää oman tilanteensa sekä pystyvät paremmin seuraamaan kuntoutumisen etenemistä. Kun kirjaamista tehdään yhdessä, lisääntyy myös keskinäinen luottamus ja kirjaamisesta tulee reaaliaikaista.  

Työntekijämme ovat kokeneet osallistavan kirjaamisen todella tärkeäksi työtavaksi, joka antaa asiakkaan arvioida yksilöllisesti tavoitteiden toteutumista. SOS-Lapsikylässä pyrimme siihen, että jokaiselle asiakkaalle luodaan juuri hänelle sopiva tapa olla osallisena kirjaamisessa.   

Kirjoittajat:
Jaana Kivinen, kehittämispäällikkö, palvelut
Sonja Valovaara-Annola, kehittämispäällikkö, laatu